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La factura electrónica

27 de junio del 2017 / Por Laura Guillen / En Gestión Documental

La factura electrónica y los servicios de Gestión Documental todavía no convencen a las pymes

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En 2010 entró en vigor la imposición del uso de las facturas electrónicas para las grandes firmas y, aún hoy, muchos organismos públicos no están preparados para emitir y recibir este tipo de facturas. Del mismo modo, en 2011 entró en vigor la obligatoriedad de eliminar el papel de las transacciones entre compañías privadas.

Los datos que baraja el sector cifran entre el 6% y el 13% la penetración de la facturación electrónica en España. Por su parte, el correo electrónico tiene una popularidad de casi el 100% y los programas de gestión empresarial ERP, como Contaplus, están presentes en más de la mitad de las firmas ibéricas de mediano tamaño.

José Manuel Martín-Delgado, director de la oficina de proyectos y del área Gestión Documental de DPI reconoce que esta brecha se debe a que “la situación económica ha provocado un parón muy notable en el desarrollo de la e-facturación y la gestión documental”. Muchas administraciones públicas no pueden aún emitir ni recibir facturas electrónicas y no digamos ya en la empresa privada. “Más allá del coste –es posible instalar un servicio desde 2.000 o 5.500 euros–, la principal barrera reside en la complejidad: muchas pymes no disponen de un Departamento de Informática y se encuentran con una ley o una necesidad en sus procesos de negocio o metodologías que les obliga a implantar una tecnología compleja para realizar un proceso que ya tenían organizado de alguna manera”

La tendencia en los próximos meses y años es que poco a poco las empresas se vayan concienciando de la necesidad imperiosa de incorporar estas herramientas al día a día de nuestra gestión corporativa. ” No estamos en una época de cambios, sino en un cambio de época. Se están reinventando sectores, productos y servicios. Todos los sectores se están transformando y en muchos casos estamos presenciando el final de los negocios tal como los conocíamos”.

¿Qué ventajas tiene la implantación de un sistema de Gestión Documental, Digitalización y/o Facturación electrónica?

Según José Manuel Martín-Delgado resume fácilmente en:
•Encontrar información un 80% más rápido

•Reduce los gastos administrativos y de gestión en un 50%

•Reduce los tiempos de respuesta de días a minutos.
•Independencia de terceros
•Elimina el riesgo de pérdida de datos e información
•Aumenta la productividad de los empleados
•Trabajar pensando en “verde” mientras ahorras tiempo y dinero a, un verdadero “win–win”
•ROI en unos pocos meses (de 6 a 8 meses de media)

¿Qué ventajas funcionales y capacidades voy a tener con una implantación de Gestión Documental?

Captura: digitalización y tratamiento desde cualquier fuente y en cualquier formato. Tratamiento de las imágenes recibidas y recogida de información.

Gestión: Automatización de procesos, flujos de trabajo de aprobación y supervisión, organización y estructuración de la información, versionado, históricos, herramientas de edición, seguridad de la información, etc.

Distribución: herramientas de colaboración y compartición para trabajo en equipos, áreas, delegaciones, departamentos, etc.

¿Qué beneficios claros tiene?

•Beneficios Económicos de la Digitalización de documentos.
•Disminución en el uso de papel físico.
•Disminución en el costo de guarda.
•Disminución en el uso de fotocopiadoras (aprovechamiento).
•Disminución del costo dedicado a archivar y buscar información.
•Disminución en mantenimiento de archivos físicos.
•Eliminación de archivos históricos físicos.
•Backup de la información, ante eventual. pérdida o destrucción de la documentación.
•Beneficios Estratégicos de la Digitalización de documentos.
•Descentralización de la información.
•Acceso a la información de manera simultánea desde diferentes lugares.
•Acceso seguro y rápido a la documentación.
•Seguridad y Auditoria en los archivos
•Aprovechamiento de la información para la toma de decisiones.
•Aprovechamiento de espacios usados en archivos.
•Mayor productividad del personal.
•Sistematización y Automatización de procesos.

011788dPablo Vicente, director de Reprise argumenta:

“Completamente de acuerdo con lo que comenta José.

La facturación electrónica significará un ahorro muy significativo para el conjunto de la economía española, tanto a nivel privado como público. Protegerá a los proveedores prestatarios del servicio , frente a la administración , ya que por fin se deberán respetar las condiciones pactadas, sobre todo en lo referente a las formas de pago. Adicionalmente permitirá al gobierno disponer de mecanismos para ejercer un mayor control del fraude.

Si todo son ventajas, cual es el principal problema??? A parte de lo comentado por José, en mi humilde opinión el principal problema se llama “ley”. Estamos ante un hito histórico con la entrada en vigor de la nueva ley de impulso de factura electrónica 25/2013, concretamente el 15 de Enero de 2015, y a día de hoy se siguen debatiendo aspectos tan transcendentales como , el formato de factura válido por la AET, el punto de entrada de facturas a utilizar por las comunidades autónomas ( este tema es de juzgado de guardia, se ha creado “face” como punto de entrada de facturas homologado, y ahora resulta que como mínimo 7 de las 17 CCAA actuales no lo quieren utilizar, todavía hay varias que no se han pronunciado).

Y lo más importante no hay una sanción estipulada para quien no comience a trabajar según la normativa legal a partir del 15 de Enero de 2015; seguramente a partir de cuando exista, la factura electrónica se impondrá , a parte de por sentido común , que lo tiene, por voluntad de los agentes económicos.”

Pablo Vicente
Director General Reprise
Teléfono: 910 22 01 42
C./ Alcalá, nº 95
28009 MADRID

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